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Registro de la jornada de trabajo, ¿es obligatorio? Criterio de la Inspección.

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Con motivo de la multitud de consultas recibidas en el área laboral de Grupo SCA, relativa a la nueva obligación del registro de la jornada de trabajadores, hacemos un análisis sobre la obligación que se impone a la empresa de registrar diariamente la jornada que realizan los trabajadores a tiempo parcial y tiempo completo.

Contexto Normativo:

El artículo 1 del Real Decreto Ley 16/2013, de 20 de diciembre, modifica el artículo 12, apartado 5.h del Estatuto de los Trabajadores, quedando de la siguiente manera:

” La jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias, como las complementarias a que se refiere el apartado 5. El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años. En caso de incumplimiento de las referidas obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.”

La Inspección de Trabajo, está teniendo en cuenta las recientes sentencias de la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional, de 4 de diciembre de 2015 (num. 207/2015), y 19 de febrero de 2016 (num. 25/2016), y obliga a la empresa a establecer un registro de la jornada diaria que realiza la plantilla. Esta sentencia hace extensivo el registro de la jornada para toda la plantilla, independientemente del tipo de contrato, para el control efectivo de la jornada y horas extraordinarias que realizan los trabajadores.

¿Las empresas están obligadas a realizar el registro de la jornada a tiempo parcial o también de otro tipo de contratos?

Efectivamente. Todas las empresas deberán realizar un registro diario de la jornada, independientemente del tipo de contrato, tanto de las horas ordinarias, como extraordinarias. Este registro deberá ser conservado por la empresa, a disposición del SEPE y Seguridad Social, durante un periodo mínimo de 4 años.

¿Cómo se debe realizar el registro de la jornada por parte de las empresas?

En el registro de la jornada se debe fijar el número de horas trabajadas, y su distribución. Debiéndose hacer distinción entre el número de horas ordinarias, y extraordinarias. Este registro puede llevarse a cabo de forma electrónica, a través de alguna herramienta o aplicación de registro, o de forma impresa, a través de papel. Debe ser un sistema que pudiera garantizar que el trabajador tuviese conocimiento de dicho registro.

¿Desde qué fecha pueden requerirte el registro de la jornada de tus trabajadores?

El registro de la jornada puede ser solicitado por la Inspección de Trabajo con carácter retroactivo, desde el 21 de diciembre de 2013, fecha de entrada en vigor del citado Real Decreto. Aunque la inspección suele ser benevolente, ciñéndose al año o mes en curso.

¿Qué ocurre en caso de incumplimiento del registro?

Ley de Infracciones del Orden Social establece dos sanciones por incumplimiento:

-Si el incumplimiento se debe a cuestiones formales se contemplaría la aplicación de una multa de entre 60 y 625 euros (Art. 6.6 de la Ley de Infracciones del Orden Social).

-Si se produce un incumplimiento dada una infracción en la extensión del horario de trabajo del trabajador simulando sus horas ordinarias como extraordinarias se aplicaría una multa de entre 626 euros y 6.250 euros (Art. 7 nº5 de la Ley de Infracciones del Orden Social).

Desde Grupo SCA realizamos un seguimiento sobre el criterio del Tribunal Supremo, que aún no se ha pronunciado respecto a las sentencias dictadas por la Audiencia Nacional en esta materia.

Los Libros de Visitas dejan de ser obligatorios

Las empresas ya no tendrán que actualizar y guardar el denominado Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo en el que se registraba las inspecciones que les realizaba este organismo. El Ministerio de Empleo y Seguridad Social ha aprobado una orden ministerial que elimina definitivamente este Libro de Visitas, tanto en formato papel como en formato electrónico.

Ahora, los inspectores de trabajo, cuando realicen visitas a los centros de trabajo o comprobaciones en dependencias públicas, extenderán diligencia, según establece la orden, pudiendo utilizar medios electrónicos, extendiendo una diligencia por cada visita, reflejando las materias, aspectos examinados o incidencias, debiendo ser conservadas por un plazo de cinco años.

La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización introduce una variación en el procedimiento de gestión del Libro de Visitas, eliminando la obligación de que las empresas tuvieran, en cada centro de trabajo, un libro de visitas a disposición de los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, sustituyéndolo por el libro de visitas electrónico que se pondría a disposición de las empresas. No obstante, el Acuerdo de Consejo de Ministros de 10 de julio de 2015, por el que se aprueban medidas para la reducción de cargas administrativas, incluye, entre sus propuestas, la supresión del libro de visitas electrónico.

El artículo 21.6 de la Ley 23/2015 de 21 de Julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social establece:

“Los funcionarios actuantes extenderán diligencia por escrito de cada actuación que realicen con ocasión de las visitas a los centros de trabajo o de las comprobaciones efectuadas mediante comparecencia del sujeto inspeccionado en dependencias públicas.

Mediante Orden del titular del Ministerio de Empleo y Seguridad Social se determinarán los hechos y actos que deban incorporarse a las diligencias, su formato y su remisión a los sujetos inspeccionados, teniendo en cuenta que, en lo posible, se utilizarán medios electrónicos y que no se impondrán obligaciones a los interesados para adquirir o diligenciar cualquier clase de libros o formularios para la realización de dichas diligencias.”

El Boletín Oficial del Estado del día 12 de septiembre de 2016, ha publicado la Orden ESS 1452/2016, de 10 de junio, por la que se regula el modelo de diligencia de actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Dicha Orden Ministerial determina, en su artículo 1, la obligación de los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los Subinspectores Laborales, de extender diligencia, con ocasión de cada visita a los centros de trabajo o comprobación por comparecencia del sujeto inspeccionado en dependencias públicas.

En su artículo 3 se señala que la diligencia se extenderá en el modelo previsto en el anexo a dicha orden y que podrán utilizarse los medios electrónicos para su elaboración.

Según el artículo 5 de la orden, cada ejemplar de diligencia entregado o remitido a la empresa, deberá ser conservado a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un plazo de cinco años, a contar desde la fecha de expedición de cada uno de ellos.

También deberán conservarse a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, los Libros de Visitas así como los modelos de diligencia extendidos con anterioridad a la entrada en vigor de la presente orden, por un período de cinco años, a contar desde la fecha de la última diligencia realizada. Durante dicho período, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social conservará las diligencias efectuadas en los Libros de Visitas Electrónicos. Dentro de dicho plazo, las empresas afectadas podrán solicitar copia de las diligencias a ellas referentes.

En base a esto, no se tramitarán nuevas solicitudes de alta en la aplicación del Libro de Visitas Electrónico, ni se permitirán nuevas diligencias en el mismo, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 5.2 de la orden.

La inspección de trabajo y el desplazamiento transnacional

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social, pretende verificar el carácter transnacional de la prestación de servicios, exigiendo que el establecimiento de destino, disponga de soporte material y organizativo en el territorio de destino, desarrollando actividades sustantivas que no sean puramente administrativas o de gestión interna. Sigue leyendo La inspección de trabajo y el desplazamiento transnacional

Novedades sobre el Libro de Visitas

El pasado 21 de Julio entró en vigor, tras su publicación en el BOE, la Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social en la que desaparece la obligación para las empresas de adquirir, llevar y diligenciar los Libros de Visitas como venían haciendo hasta la fecha.

La Ley 42/1997, obligaba a las empresas a tener un Libro de Visitas en cada centro de trabajo; mediante Resolución de 25 de noviembre de 2008, se estableció la posibilidad de solicitar la sustitución de dicha obligación por el alta en la aplicación informática del denominado “Libro de Visitas Electrónico”, figura muy poco utilizada en la práctica, (operativa en las siguientes Comunidades Autónomas: GALICIA, ASTURIAS, CANTABRIA, LA RIOJA Y NAVARRA), previa autorización de la Autoridad Central de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Libro de Visitas

 El artículo 21.6 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, establece:

“Los funcionarios actuantes extenderán diligencia por escrito de cada actuación que realicen con ocasión de las visitas a los centros de trabajo o de las comprobaciones efectuadas mediante comparecencia del sujeto inspeccionado en dependencias públicas.

Mediante Orden del titular del Ministerio de Empleo y Seguridad Social se determinarán los hechos y actos que deban incorporarse a las diligencias, su formato y su remisión a los sujetos inspeccionados, teniendo en cuenta que, en lo posible, se utilizarán medios electrónicos y que no se impondrán obligaciones a los interesados para adquirir o diligenciar cualquier clase de libros o formularios para la realización de dichas diligencias”

No obstante, en el caso de la empresa que cuente con Libro de Visitas, las diligencias se seguirán practicando en los mismos, por lo que deberían mantenerse a disposición de los funcionarios actuantes, teniendo en cuenta que dicho mantenimiento no supone en ningún caso carga administrativa alguna para los administrados, que ya adquirieron y habilitaron sus correspondientes libros de visitas.

Sin perjuicio de lo anterior, se recuerda la obligación de conservar los libros de visitas agotados, de acuerdo con lo previsto en la Resolución de 11 de abril de 2006, sobre el Libro de visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad social, vigente en lo que no contradiga o se oponga a la nueva Ley 23/2015, de 21 de julio

En conclusión, la nueva Ley elimina la obligación de tener el libro de visitas, sustituyéndolo por la simple diligencia de los funcionarios actuantes, por escrito, de cada actuación que realicen en sus visitas a los centros de trabajo.

La desaparición definitiva de los Libros de Visita se llevará a cabo en cuanto se publique y entre en vigor la Orden de desarrollo que expresamente prevé el art. 21.6 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, la cual deberá ser dictada por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social y en la que se determinarán los hechos y actos que deban incorporarse a las diligencias, su formato y su remisión a los sujetos inspeccionados. En lo posible, se utilizarán medios electrónicos y no se obligará a los interesados a adquirir o diligenciar cualquier tipo de libro o formulario para su realización.