Compliance en Práctica: el sistema de información (II)

Para que un sistema de Compliance sea efectivo y pueda evitar la comisión de delitos que puedan afectar a la persona jurídica, será necesaria la incorporación de un sistema de información que permita la prevención y, en su caso, el descubrimiento de delitos y la identificación de sus autores.

Dicho sistema consistirá en un reporte o conjunto de preguntas o formularios, diseñados específicamente para cada área funcional de la empresa o unidad de negocio. Asimismo, es necesario diseñar un sistema de comunicación que permita a los trabajadores poner en conocimiento de los responsables, cualquier mejora que pueda ser aplicada en la empresa, así como las infracciones que puedan cometerse. Los medios para recabar esa información pueden abarcar desde reuniones periódicas con las personas clave en los procesos de negocio relevantes, hasta reportes formales, así como formularios dirigidos a los trabajadores para hacerles partícipes de la importancia del mismo.

Es imprescindible que este proceso se lleve a cabo, ya que la información obtenida permite adaptar las medidas de seguridad a la realidad de la empresa. Realizar una labor como es el establecimiento de medidas de protección empresarial, sin consultar a los responsables de cada área, así como aquellas personas con cierto grado de responsabilidad en las mismas puede llevar a la aplicación de un sistema de protección inefectivo.

Por último, es necesario recalcar que esta etapa es de suma importancia, dado que es la que permite actuar previamente a la comisión de delito. No obstante, debe encontrarse el equilibrio entre una documentación adecuada y un exceso de formalismo, es decir, está muy bien recoger un sistema complejo de comunicación, pero debe primar la efectividad, no el papel.

Como ejemplo de un cuestionario, en el siguiente enlace pueden descargarse un modelo orientativo donde se recogen cuestiones sobre el sistema de Control de la compañía, aplicable a cualquier departamento:

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